ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Evrak Kayıt (Zimmet Alma) işlerinin yapılmasını sağlamak,
- Evrak dağıtım (Kurum İçi) (Zimmetli, Zimmetsiz ve Zimmetten düşme) işlerinin yapılmasını sağlamak,
- Evrak dağıtım (Kurum Dışı) postalama işlerinin yapılmasını sağlamak,
- Birime ait dosyalama ve arşivleme işlerinin yapılmasını sağlamak,
- Kuruma gelen ve kurum dışına gönderilen kargo dağıtımının yapılmasını sağlamak,
- Müdürlüğün fiziki donanımı ile personelin etkili, etkin ve malzemelerin ekonomik olarak kullanılmasını sağlamak,
- Her türlü hizmet ve faaliyetin Kalite Güvence Sistemine uygun olarak devam etmesini sağlamak,
- Hizmetlerin geliştirilmesi yönünde uygulamada karşılaşılan sorunları ortadan kaldıracak tekliflerde bulunmak,
- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek,
- Şube Müdürlüğü tüm hizmetlerinden dolayı Genel Sekretere karşı sorumludur.
ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNÜN EVRAK İŞLEYİŞİ
- Evrak kayıt sorumlusu personel tarafından Elektronik ortamda kayıt altına alınan evraklar Şube Müdürü tarafından hakkında işlem yapılmak üzere ilgili birime havale edilir,
- Şube Müdürü tarafından “gereği için” havalesi gerçekleştirilen evraklar ile ilgili her türlü işlem (cevabi ilgili yazı/ilişik yazı oluşturma, dosyalama, tasnif vb.), havale işleminin gerçekleştirildiği birim/personel tarafından gerçekleştirilir.
- Şube Müdürü tarafından ilgili birime/kişiye “bilgi için” havale edilerek hakkında işlem yapılmasına lüzum görülmeyen evraklar birim arşivinde muhafaza edilir.